O avanço da tecnologia permitiu estarmos com o celular na palma da mão a qualquer momento, criando registros, recebendo e armazenando fotos, arquivos, imagens ou vídeos.
Acontece que armazenar e organizar tudo isso pode ser um desafio difícil, quando suas pastas do seu computador ou da nuvem não estão organizadas.
O resultado pode se tornar um pesadelo, como arquivos que estão no celular sendo duplicados no computador e, quando você percebe, não sabe como estão nomeados e nem se quer onde estão. Mas como guardar arquivos digitais de uma forma funcional?
Nunca coloque arquivos na Área de Trabalho
Esse é o primeiro e mais essencial princípio de organização de arquivos digitais. Sua área de trabalho deve estar limpa e com um belo papel de parede como foco. Deixe apenas a lixeira, e somente isso.
Para a maioria das pessoas é útil colocar arquivos na área de trabalho do seu computador, especialmente quando eles são acessados regularmente, porém, repito, utilize as pastas do próprio Windows (ou o sistema operacional que você utiliza). Ter pastas em outros locais se tornará confuso e desnecessário quando há locais específicos criados para este fim.
Crie uma Pasta Raiz
Coloque todos os documentos em uma única pasta “raiz”. Para um único usuário do seu computador, o local padrão é a pasta Meus Documentos.
Logo em seguida, armazene todos os documentos em subpastas dentro da pasta raiz. Ter um único local para todos os documentos eletrônicos facilita encontrá-los e executar backups.
Categorize as pastas em uma hierarquia que faça lógica para você
Imagine que essas pastas são as gavetas de arquivos do seu computador e, em cada gaveta, você colocará uma categoria. Crie categorias e use linguagem simples para nomear suas pastas, pois você não quer ficar procurando um arquivo futuramente e, por exemplo, não lembrar o que significa uma determinada sigla, ou qualquer abreviação interessante que você tenha inventado naquele momento (risos). Use Categorias como FOTOS, DOCUMENTOS, APÓSTILAS e LIVROS e, assim, cada uma terá várias subcategorias.
Em cada subpastas crie outras conforme necessário
Vou exemplificar pra vocês uma pasta chamada “Faturas”, que pode conter pastas chamadas 2017, 2018 e 2019 e outra pasta chamada “Clientes”, que pode incluir subpastas, como “Contratos”, “Comunicados” e assim por diante. O objetivo é centralizar para facilitar a busca.
DICA ADICIONAL: Não crie estruturas de pastas complexas, como nomes de pastas muito detalhados ou que possam complicar a busca. Porém, deixe claro o que contém no documento, pois se você tiver que enviar para alguém via e-mail, a pessoa terá que identificar sem antes abri-lo.
Padronize a forma que você nomeia os arquivos
Geralmente, os sistemas operacionais não aceitam certos tipos de caracteres, como /?<>\:*|”, utilize sempre underline (_) para dar espaços, como por exemplo: comprovante_Carro_Janeiro_2019.
Assim, você terá uma padronização e conseguirá buscar por data um determinado arquivo em uma pasta ou subpasta.
Exclua arquivos que você não utiliza
Quando exportamos os arquivos do celular para o computador ou nuvem, é comum vir muito lixo eletrônico, como piadinhas, memes e arquivos que não precisam mais serem armazenados. Após classificar os documentos por data de sua última atualização, percorra seus registros digitais e verifique quais deles você pode excluir.
Inclua o arquivo na pasta na hora que você cria
A melhor hora para arquivar um documento digital é quando você o cria, entretanto poderá iniciar uma bagunça digital no seu computador ou nuvem. Tudo começa com um arquivinho aqui ou ali, que você pensa que daqui a pouco você o colocará no lugar certo e, quando você percebe, a sua pasta está cheia de arquivos que você não sabe nem por onde começar a organizar. Não inicie uma desorganização digital. Adquira o hábito de usar o SALVAR COMO, nomear e inserir no lugar correto.
Realize limpezas contínuas
Na pasta “Faturas”, que citei ali em cima por exemplo, esse arquivo uma hora se tornará sem utilidade de armazenar (Conheça meu E-Book: 10 Check List mais utilizados na organização, que possui a Tabela de temporalidade de armazenamento de documentos), por isso mantenha sempre suas pastas organizadas, limpando os arquivos antigos.
Faça backup dos arquivos regulamente
Não tenha uma surpresa perdendo seus arquivos caso aconteça algo com o seu computador, tenha sempre um HD Externo (ou nuvem confiável) com um backup e o realize regularmente para manter seus arquivos seguros.
Deu para perceber que organizar seus arquivos e documentos digitais envolve sempre um pouco de lógica e hábito. Então, vamos à prática? Conte-me nos comentários desta página como foi o desafio de organizar os seus arquivos digitais.